玉置 正和 
「今日の会議も長くなるのかな？早く帰りたい」
「今日の会議では結局なにが決まったのだっけ？」
みなさんは仕事の中でこのように思うことはありませんか？
わたし自身もこのように感じたことはたくさんあります。
では、なぜこのような「ダメダメ会議」になってしまうのでしょうか？
それは適切に「ファシリテーション」されていないからであることが往々にしてあります。
「ダメダメ会議」に終止符をうつためにはどうしたらいいのか？
そのヒントとなることが書いてあるのが榊巻亮 氏 著の
「世界で一番やさしい 会議の教科書」です！
本の内容で重要な部分をお伝えします。
この記事を読み終わったあとにはきっと、みなさんの仕事での会議がより有意義なものになります。
会議をよくするために必要なファシリテーションとは？
ファシリテートは「促進する・容易にする」という意味です。
会議は何かを決める場所ですよね！
なので、会議ファシリテーションは「何かを決めることを促進する・容易にする技術」ということになります。
この記事を見てくださっている方にはぜひとも「ファシリテーション」ができるようになってほしいと思います。
「そんなことできないよー」
って思われるかもしれませんが、まずは小さな一歩からで構いません。
次の項目でまず取り組んでほしいことから順にお伝えしていきますね。
会議ファシリテーションに必要な4つのこと
会議ファシリテーションで必要なことは下記の4つ。
- 決まったことを確認しよう！
- 書いて参加者に見せよう！
- 全員にファシリテーションをしてもらおう！
- Prepを考えよう！
以下、ひとつづつ説明して行きます。
決まったことを確認しよう！
いざ会議に参加してたくさんの議論がおこなわれます。
そして終わったときに、こんなことを思うことはありませんか？
「あれ？今日の会議で何が決まったっけ？これから何をすればいいのかな？」
おそらく、このように思うのであれば他の人も感じていることと思います。
そんなときに実践してほしいのがこれ！
『会議の終了時に、その日の会議で決まったことを周知する』
ぜひ、他のメンバーのことも考えて、決定事項を最後に周知してみてくださいね。
書いて参加者に見せよう！
なんとなく予想できるかもしれませんが、そうです。ホワイトボードです！
でもこれが本当に大事になるのです。
特に下記の部分を意識してホワイトボードに書いてみてください。
- 会議の進め方について
- 会議の終了条件について
- 発言をそのまま書く
特に発言をそのまま書くというところは「意見」「論点」「決定事項」を意識すると書きやすくなります。
書いたことを参加者が見ることで、今は何の話をしていて、どのタイミングで終わりになるかわかりやすくなります。
全員にファシリテーションをしてもらおう
会議は誰か1人が仕切るのではありません。
全員が「ファシリテーション精神」を持つことが大事になります。
- 参加する人たちにもファシリテーションの本を見てもらう。
- ファシリテーション仲間をつくること！
これらを意識すると、お互いがフォローしあえて有益な会議になることでしょう。
Prepを考えよう！
会議は途中のファシリテーションはとても大事ですが、同じように重要なのが事前準備です。
本書では準備に「会議prepシート」を用いることを勧めています。
この「会議prepシート」には下記のような項目があります。
- 終了条件
- 参加者
- 参加者の状態
- 参加者が抱く疑問・不満
- 議論の流れ
ぜひこのシートを使用すると、会議中に起こりうる事柄を事前にイメージしやすくなり、円滑に進行しやすくなります。
「そんなのめんどくさいよー」
って思うかもしれませんが、このような事前準備がないから「ダメダメ会議」が蔓延してしまいます。
ぜひ毎回の会議で使用するべきです。
本書でも慣れてきたら使用しなくて良いが、それまでは使用するように！とすすめられています。
さあ、行動に移してみましょう！
今回紹介した内容は知るだけじゃなくて、実践してこそ会議が有意義になるものです。
まだまだ若いし、発言も難しい、、、って思う方ほど本書を読んでいただき、小さな一歩から踏み出してみてくださいね。
きっと会議が劇的に変わるはずですよ！
本記事のまとめ
いかがでしたでしょうか？
- 会議をよりよくするためにはファシリテーション「＝促進すること」が大事！
- ファシリテーションには、確認すること、参加者に見せること、仲間をつくること、事前準備が大事です。
- まずは小さな一歩からでも行動することが大事！
みなさんの会議がより良いものになることを願っています。
それでは最後まで読んでいただき、ありがとうございました。