クラウド会計freeeで請求書を作成して自動で会計処理をする方法

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納品が終わったあとの請求書の発行業務って地味に面倒…

そこからさらに会計ソフトに入力しなくちゃならないし二度手間。

請求業務の手間を減らす方法ってないのかな?

こんな疑問に答えます。

この記事を書いている僕はフリーランスとして仕事を請け負っていて、自分一人ですべての業務を行っています。

当然、毎月月末になると請求書の発行もやってます。

サラリーマンだった頃は請求書の発行なんて面倒だなと思っていましたが今は請求書を発行しないことにはお金がもらえないのでしっかり管理しています。

この記事では、毎月の請求業務、売上の経理業務を担当している経理担当の方や自分ですべての業務をこなすフリーランスの方のために、効率的に請求業務をこなすためのクラウド会計ソフトfreeeの使い方を説明します。

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クラウド会計ソフトfreeeで請求書を発行する方法

まずはクラウド会計freeeにログインしてみましょう。

まだアカウントを持っていない方は登録しましょう。

今ならはじめの1ヶ月は無料で使えます。

「取引」→「請求書の発行」を選択します。

このような画面に移動したら「請求書を作成する」をクリックします。

まずは請求先情報を登録します。

「取引先」「敬称」「正式名称」「所在地」を入力します。

請求書を発行する相手が取引先リストにない場合は「新規登録」で追加しましょう。

「名前」はあなたがわかりやすいもの。

「ショートカット」はアルファベットを設定しておくと、かな入力でも英語入力でも検索出来るので便利です。

取引先の入力が完了したら「請求書の作成を開始する」をクリックして、請求書作成画面に移動します。

左サイドバーの項目のとおり、順番に必要事項を入力していきましょう。

入力が完了したら発行をクリックしましょう。

請求書は作成するだけでは終わりません。

取引先に発行しなければ、入金はされないので取引先に知らせるようにしましょう。

発行する方法は下記の3つあります。

  1. Web共有
  2. メール添付
  3. 郵送

Web共有・メール添付

Web共有とメール送付はいずれも取引先担当者のメール宛に請求書を届けます。

ですので取引先担当者のメールアドレスが必要になるので確認しておきましょう。

「Web共有」または「メール添付」ボタンをクリックすると上記のような画面が出てきます。

「送信先メールアドレス」「Cc」「件名」「返信先メールアドレス」「送信者名」「本文」を確認します。

請求書のURLを共有するのか、メールに請求書を添付するのかを選択し、自分宛てにも請求書を送信するか選択して「メール内容を確認する」をクリックしましょう。

最後に内容を確認して「スマート請求書を送信する」をクリックすると完了です。

郵送

郵送はfreeeが取引先に代理で請求書を発行してくれるサービスです。

一通150円(税抜)かかります。

自分で郵送したい場合は、下記の画面でpdfファイルをダウンロードしてからご自身で印刷しましょう。

「郵送」をクリックすると上記のような画面に移動します。

内容を確認して「郵送する」をクリックします。

上記のような画面が出てきますので「確定」をクリックすると郵送完了です。

簡単ですね。

取引先に送ったかどうか忘れた…

請求書は作成したけど取引先に発行したかどうか忘れた場合でもfreeeは発行したかどうかまで管理することができます。

「取引」→「請求書」をクリックすると請求書の一覧が表示されます。

ここでステータスが「送付待ち」になっていれば取引先に送れていないということですし、「送付済み」になっていればあとは入金を待つだけということになります。

クラウド会計freeeで請求書を発行すると自動で経理

通常、請求書を発行したら、会計ソフトに入力して売上の計上をしなければなりませんよね。

これまでは連動していないのでいちいち同じような情報を会計ソフトに再度入力する必要がありました。

freeeの場合は請求書を発行した時点で会計ソフトにも入力されて売上計上されています

確認の方法は以下のとおり。

メニューバーの「取引」→「取引の一覧・登録」をクリックします。

上記のような画面に移動します。

取引の一覧を確認すると請求書の内容がすでに取引に登録されていることがわかります。

こんな感じで請求書を発行するだけで自動で会計処理までしてくれるので経理業務がかなりラクになりますよね。

クラウド会計freeeに登録している銀行口座に入金があると売上代金の回収を自動で推測

請求書を発行したあとに必要な作業が入金確認ですよね。

これまで会計業務では入金確認についても面倒な処理がありました。

freeeなら、銀行口座の取引明細を自動で連携して売上代金の回収を推測してくれます。

あなたがするのはfreeeの推測が正しいか確認して、オッケーなら承認ボタンを押すだけです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

クラウド会計ソフトfreeeには標準で請求書発行の機能が備わっているのは一つの評価ポイントですね。

MFクラウド会計や弥生会計オンラインでも請求書を発行できて連携出来るサービスが外部サービスとしてはあります。

しかし、外部サ−ビスの場合はいちいち連携させなければならないのでひと手間増えます。

とはいえ手動でやっていたこれまでの会計のことを思うと断然効率的になっています。

あらためてまとめると、こんな感じ

  1. 一番効率的に請求書を発行できるのはfreeeの標準機能
  2. freee標準機能はデザインの制限やfreeeでしか使えないため請求書を発行できる外部サービスを次に検討する(例えば「MFクラウド請求書」や「Misoca」など)
  3. 請求書発行をクラウドサービスに切り替えておけば、同じような顧客情報を何度も入力する手間がなくなりエクセルなどで管理するよりも効率的